Comment se déroule le changement d’année scolaire sur l’ENT ?

C’est bientôt les vacances d’été ! Vous avez encore des questions sur la conservation des contenus ou sur le chargement des comptes élèves et parents de votre école à la rentrée ? Pas de panique, on vous dit tout sur la transition d’année !

La première chose à savoir est que vous pourrez toujours vous connecter durant la période estivale. L’alimentation automatique des comptes, pour les écoles qui en bénéficient, s’arrêtera le 10 juillet et reprendra fin août. Pendant ce temps, l’ENT restera ouvert, hormis une demi-journée entre le 18 et le 21 août.

Vos contenus sont bien sauvegardés

Aucun contenu n’est supprimé lors de la transition d’année. Chaque utilisateur conserve bien ses propres ressources, que ce soient les fichiers présents dans l’espace documentaire ou les éléments créés au sein des applications.

Vous conservez aussi les contenus pour lesquels des droits de gestion vous ont été attribués.

Si une ressource (blog, wiki, fil d’actu, …) dont le compte est supprimé, est partagée avec un droit de gestion à au moins une personne, la ressource n’est pas supprimée. Elle reste visible par les mêmes personnes qui pouvaient la consulter avant. En cas de départ d’un référent numérique par exemple, il peut être utile de déléguer les droits de gestion au groupe des administrateurs locaux de l’établissement. Le prochain référent numérique pourra alors reprendre la gestion des contenus.

Vous pouvez récupérer les contenus d’un compte qui sera supprimé.

Si l’un de vos collègues enseignant quitte l’établissement, sachez qu’il ou elle pourra encore se connecter à ONE durant trois mois et récupérer un export de ses documents et contenus, grâce à l’application Mes données. Un système de filtres permet de choisir les contenus à exporter par type d’application. Vous pourrez ensuite récupérer le fichier généré et l’importer dans votre propre espace, toujours avec l’application Mes données. Les contenus de votre ancien collègue s’ajouteront donc à vos propres contenus. Au bout de trois mois, le compte en pré-suppression sera définitivement supprimé et la personne concernée n’aura plus accès à ONE. Aucune information la concernant ne sera conservée par la suite.

Certains partages sont aussi conservés

Si j’ai par exemple partagé un Cahier multimédia à mon élève Anna Cavel, ce partage perdurera. Si je l’ai partagé à un groupe manuel ou un groupe de l’école entière, comme l’ensemble des élèves du groupe école Emile Zola, le partage sera également maintenu. Seuls les partages à la classe, par exemple la classe de CM1 de l’école Emile Zola, seront supprimés. En effet, ces partages spécifiques sont brisés, dans la mesure où la classe elle-même n’existe plus (puisque les élèves passent au niveau suivant). 

L’initialisation des comptes à la rentrée si votre école est abonnée à ONE

Alimentation automatique Alimentation manuelle
Les comptes élèves et parents seront rattachés aux bonnes classes au fur et à mesure des modifications par les directeurs dans ONDE. Les comptes enseignants devront ensuite être rattachés aux classes manuellement par l’administrateur ENT de l’école. L’application Paramétrage de la classe permet de charger les comptes plus facilement et en autonomie. Vous pourrez supprimer les comptes élèves qui quittent l’école, créer les nouveaux comptes élèves des arrivants, et basculer les comptes élèves déjà présents dans leur nouvelle classe. Pour les nouveaux élèves (PS ou CP dans les écoles élémentaires), il vous est possible d’effectuer un import provenant de la base ONDE via l’assistant d’import présent dans la Console d’administration de l’ENT ou, à nouveau, à l’aide de l’application Paramétrage de la classe.

L’initialisation des comptes à la rentrée si vous utilisez ONE en classe découverte

Si vous êtes en classe découverte, il suffit de supprimer les anciens comptes élèves et de recréer les nouveaux via l’application Paramétrage de la classe.

Où trouver de l’aide pour effectuer ces manipulations ?

Si vous avez besoin d’un coup de pouce pour prendre en main l’application Paramétrage de la classe, consultez ci-dessous notre tutoriel vidéo ! En n’oubliez pas l’Aide en ligne, ce petit point d’interrogation magique dans l’ENT. Elle vous présente systématiquement le mode d’emploi de l’application que vous êtes en train d’utiliser !

Charline Fornari

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